90% de conformité fournisseurs pour France Loire grâce à sa dématérialisation avec Aprovall

Contexte : Les défis de la conformité des partenaires tiers dans l’habitat social

France Loire, acteur majeur du secteur de l’habitat social au sein du Groupe Arcade, a fait face à des défis significatifs dans la gestion des dossiers complets et mutualisés de ses prestataires externes. Dans un environnement fortement réglementé, le suivi du dossier fournisseur et le maintien de sa conformité représentaient un enjeu crucial tant sur le plan réglementaire qu’opérationnel.

Romain Letourneau, Responsable conformité et contrôle interne chez France Loire, témoigne : « Avant la dématérialisation des marchés publics, nous gérions un flux de papier à la fois lors des étapes de consultation et du suivi des marchés. Le suivi des documents obligatoires liés aux process marché (lutte contre le travail dissimulé) n’était pas totalement fiabilisé et la gestion de l’archivage nécessitait d’être mieux maîtrisée. »

Cette problématique est particulièrement critique dans le secteur public, où les organismes sont soumis à des exigences réglementaires strictes en matière de conformité des marchés publics. Selon une étude de Quadient, la gestion des documents dans le secteur public fait face à cinq défis majeurs, dont le suivi des calendriers de conservation des documents et l’accès non autorisé aux dossiers, rendant la gestion de la conformité des partenaires tiers particulièrement critique pour les organismes publics.

Les défis spécifiques du secteur de l’habitat social

Avant l’adoption d’une solution dédiée, France Loire rencontrait plusieurs défis caractéristiques du secteur de l’habitat social :

Défis	Impact sur l’organisation
Gestion manuelle des documents papier	Processus chronophage et risque d’erreurs
Suivi non fiabilisé des documents obligatoires	Exposition aux risques réglementaires
Archivage complexe	Difficultés d’accès à l’information
Dématérialisation des marchés publics	Nécessité d’adapter les processus existants

Comme le souligne Romain Letourneau : « Avec la mise en place de la dématérialisation, le respect de l’obligation réglementaire restait un enjeu tant en termes de risque réglementaire, qu’en termes d’axe d’amélioration opérationnel. »

Ces défis s’inscrivent dans un contexte où la gouvernance des tiers devient un enjeu stratégique pour les organismes du secteur public. En effet, une étude de MetricStream souligne que la complexité réglementaire augmente avec la croissance des organisations, nécessitant des mesures, politiques et processus adaptés pour garantir la conformité.

La solution : une plateforme collaborative pour des dossiers complets et mutualisés

Face à ces défis, France Loire a opté pour la plateforme Aprovall, une solution déjà éprouvée au sein du Groupe Arcade. Ce choix s’est imposé comme un véritable axe d’optimisation des relations avec les organisations partenaires.

Critères de sélection et objectifs

Romain Letourneau explique : « Dans la pratique, nous avions besoin d’une solution pour apporter une réponse rapide à la gestion des documents avec un objectif de fiabilisation et simplification de nos process. »

Les principaux objectifs de la mise en place d’Aprovall étaient :

• La collecte efficace des documents fournisseurs
• Le suivi de la conformité des prestataires
• L’automatisation des tâches administratives chronophages
• La mise en place d’une due diligence fournisseurs efficace

Cette approche s’inscrit dans les meilleures pratiques de gestion des risques tiers qui, selon EY, recommandent d’identifier, évaluer et prioriser les risques à travers des évaluations approfondies et des revues régulières.

Mise en œuvre et accompagnement

La mise en place de la solution Aprovall chez France Loire s’est caractérisée par :

• Un déploiement rapide en mode SaaS
• Des ajustements ciblés après l’implémentation initiale
• Un accompagnement personnalisé adapté à l’organisation

Romain Letourneau souligne la qualité de l’accompagnement : « Aprovall a été à notre écoute pour exploiter au mieux l’outil dans le cadre de notre organisation et fonctionnement. Ce qui rend e-Attestations unique: la culture de l’accompagnement et le service rendu au client. »

Cette approche collaborative correspond aux meilleures pratiques en matière d’évaluation collaborative des tiers. Selon Hyperproof, l’établissement d’un cadre et d’un processus défini pour l’évaluation des risques tiers est essentiel avant même de commencer à rechercher des partenaires tiers.

Résultats et bénéfices concrets

La mise en œuvre d’Aprovall a permis à France Loire d’atteindre plusieurs objectifs essentiels en matière de résilience opérationnelle :

• Amélioration significative du taux de conformité : « La plateforme nous permet de contrôler régulièrement la conformité de nos fournisseurs. Avec un taux de conformité régulièrement à plus de 90% sur tous nos fournisseurs suivis dans le cadre du travail dissimulé, nous nous concentrons uniquement sur les fournisseurs non conformes. » Cette approche ciblée permet une allocation optimale des ressources, conformément aux recommandations des experts en gestion des risques tiers qui préconisent des évaluations régulières pour identifier les risques potentiels et allouer les ressources là où elles sont le plus nécessaires.
• Détection proactive des risques : « Aprovall nous permet de détecter rapidement les situations à risque et de procéder à des relances ciblées. Le process est beaucoup plus efficient. » Cette capacité de détection précoce est essentielle dans une démarche de gouvernance des tiers efficace. Selon DataGardener, des données de haute qualité obtenues des partenaires tiers permettent aux organisations de réduire les risques et d’améliorer leur conformité réglementaire.
• Simplification des processus internes : « La solution est pleinement exploitée dans le cadre des consultations et lors de commissions de suivi spécifiques en fonction des activités concernées. Nous collectons facilement des synthèses via l’outil (synthèse de la conformité documentaire) ce qui nous simplifie ainsi les modalités des consultations des marchés. »

Bénéfices mutuels : une approche collaborative pour les partenaires tiers

L’un des aspects différenciants d’Aprovall réside dans son modèle économique qui bénéficie également aux fournisseurs :

• Accès gratuit à la plateforme pour le dépôt sécurisé des documents
• Mutualisation des documents évitant les redondances de demandes
• Collecte automatisée de certains documents via les bases de données publiques

Comme le souligne Romain Letourneau : « Le déploiement de la solution a été accepté plus rapidement auprès de nos fournisseurs, grâce à la mutualisation des documents. Il n’y a pas de redondance de demande documentaire. Une fois un document déposé, il sera mutualisé pour l’ensemble de ses différents donneurs d’ordre. »

Cette approche contribue à réduire ce que les experts appellent la « supplier fatigue » ou fatigue fournisseur, un phénomène qui survient lorsque les fournisseurs sont submergés par des demandes répétitives et redondantes de documentation. L’engagement des fournisseurs est crucial pour obtenir des données fiables, et les fournisseurs engagés trouvent plus utile de fournir des rapports précis.

Cette approche contribue à atténuer ce que les experts nomment la « supplier fatigue” ou lassitude des partenaires tiers. Ce phénomène se manifeste lorsque les prestataires externes sont submergés par des sollicitations documentaires répétitives et redondante. L’implication active des organisations partenaires est déterminante pour obtenir des données fiables. Les tiers contractuels engagés dans la démarche perçoivent davantage l’intérêt de fournir des rapports précis, renforçant ainsi la qualité globale des échanges.

Une relation de confiance durable

Aujourd’hui, France Loire suit environ 650 fournisseurs via la plateforme Aprovall, principalement des prestataires de travaux et de services.

Le suivi porte sur :

• La conformité au regard du travail dissimulé
• Les exigences de la commande publique
• Des documents spécifiques (attestations amiante, etc.)

La relation avec Aprovall se caractérise par :

• Une écoute attentive des besoins
• Des propositions proactives d’accompagnement
• Un support dédié combinant expertise technique et réglementaire

« Aprovall a la volonté de prendre en compte l’évolution du client. Les équipes sont à l’écoute de nos besoins et sont toujours force de proposition pour nous accompagner dans la gestion des risques de nos fournisseurs. Nous avons une chargée d’affaires dédiée, qui sait nous répondre à la fois sur des questions techniques et fonctionnelles de l’outil mais également sur nos interrogations d’ordre réglementaires et juridiques. Nous obtenons toujours une réponse complète et rapide. C’est un réel atout dans notre relation. »

Une solution gagnant-gagnant pour le secteur public

Pour résumer l’impact d’Aprovall, Romain Letourneau utilise une formule simple mais éloquente : « Spontanément : un outil gagnant / gagnant. Tout le monde y gagne : le fournisseur, l’entreprise, et à la fois sur l’amont et sur l’aval. »

Cette vision s’inscrit parfaitement dans l’approche collaborative de la gouvernance des tiers promue par Aprovall, qui permet de transformer la gestion de la conformité fournisseurs dans le secteur public. En privilégiant la mutualisation des données et l’automatisation des processus, la solution répond aux défis spécifiques des acteurs soumis aux règles des marchés publics.

« Nous sommes passés de presque rien à une solution qui sécurise quasiment la totalité de nos obligations en matière de suivi des fournisseurs ainsi que notre maîtrise globale du risque; avec un impact opérationnel qui reste modéré. » – Romain Letourneau, France Loire