L’évaluation des fournisseurs dans les secteurs publics : un enjeu stratégique de gouvernance

Les secteurs Publics présentent une forte part de l’activité en France et agrègent un nombre important de titulaires de marché. De fait, les différents acteurs du Secteur Public font face à des enjeux important dans le cadre de la relation fournisseurs. D’autant que la qualification des partenaires tiers est devenue un pilier essentiel de la stratégie d’achats du secteur public. Au-delà du simple contrôle, elle s’inscrit désormais dans une démarche globale de gouvernance des prestataires externes visant à établir des relations collaboratives et résilientes.

Pourquoi évaluer les fournisseurs du secteur public ?

La mesure de performance fournisseur pour les organismes public répond à des enjeux stratégiques majeurs. Selon l’OCDE, une gestion rigoureuse des intervenants externes permet d’améliorer significativement la transparence et la responsabilité dans les achats publics. Cette démarche s’inscrit dans une logique de gouvernance collaborative plutôt que de simple contrôle.

Dans le secteur de l’habitat social, l’évaluation des prestataires de maintenance est devenue indispensable pour garantir la qualité des interventions et la satisfaction des usagers. Comme mentionné dans le baromètre 2023 de l’ObsAR (Observatoire des Achats Responsables), cette démarche favorise « l’amélioration continue des processus d’achat » et encourage le partage des bonnes pratiques entre les différents acteurs publics.

Critères d’évaluation essentiels

Les organismes publics doivent structurer leur évaluation autour de critères fondamentaux :

• Conformité réglementaire : respect des normes RGPD, DORA, NIS 2, CSRD et le Spaser
• Performance opérationnelle : qualité des prestations et respect des délais
• Gestion des risques : capacité à assurer la continuité d’activité
• Capacité financière : solidité financière et stabilité économique du fournisseur
• Engagement RSE : pratiques sociales et environnementales responsables
• Capacité d’innovation : adaptation aux exigences sectorielles spécifiques
• Vérification des coordonnées bancaires pour lutter contre les fraudes

Une analyse de marché approfondie complète utilement ces critères en permettant aux acheteurs publics de contextualiser l’évaluation des fournisseurs dans leur environnement concurrentiel. Cette démarche comparative renforce la pertinence des décisions d’achat et optimise le rapport qualité-prix des prestations.

Le Secteur Publics ou les Secteurs Publics ?

Notons que le Secteur Public en France revêt des particularités et des enjeux différents dans le cadre de la gestion des fournisseurs. Que ce soit un organisme d’Habitat Social avec un grand nombre de logement, un SDIS départemental ou encore une collectivité territoriale, les risques sont à mesurer de manières ajustées.

Les spécificités des secteurs publics dans l’évaluation des fournisseurs.

Les entités publiques présentent des particularités qui influencent directement l’analyse des prestataires. Selon l’OCDE, les achats publics représentent en moyenne 12% du PIB dans les pays membres et jusqu’à 20-30% dans les économies en développement, conférant aux gouvernements un levier considérable pour promouvoir la transparence et la durabilité dans les chaînes d’approvisionnement.

La sélection des fournisseurs dans le secteur public s’effectue principalement via deux mécanismes : les procédures ouvertes compétitives ou les procédures restreintes avec listes de fournisseurs approuvés. Dans les deux cas, l’établissement préalable de critères d’évaluation clairs est essentiel pour garantir l’efficacité du processus.

Les collectivités territoriales doivent notamment mettre en place un cadre de gouvernance fournisseurs complet qui définit clairement les rôles, responsabilités et processus décisionnels. Cette approche favorise des relations collaboratives plutôt que punitives avec les partenaires tiers.

Quel rôle joue la RSE ?

La Responsabilité Sociétale des Entreprises est devenue un pilier incontournable de l’évaluation fournisseurs dans le secteur public, avec une intégration des critères ESG de plus en plus structurée. Le Procurement Act 2023 impose désormais une pondération minimale de 10% pour la valeur sociale dans les paramètres d’appréciation.

Pour être efficace, l’intégration de la RSE nécessite une démarche partenariale avec les fournisseurs. La transparence dans le partage de la pondération des critères RSE dans les appels d’offres transforme les fournisseurs en véritables partenaires du changement.

Processus d’évaluation dans le secteur public

Le processus de qualification des fournisseurs des organismes publics s’articule traditionnellement autour de trois phases clés : la pré-qualification, l’évaluation continue et le bilan de fin de contrat. Selon l’UGAP, premier acheteur public français, cette modèle cyclique permet d’assurer une gouvernance collaborative tout au long de la relation avec les prestataires externes.

Dans le secteur du BTP et de la construction, les collectivités territoriales utilisent de plus en plus des questionnaires d’évaluation standardisés pour mesurer la performance des prestataires. L’Union des Groupements d’Achats Publics recommande d’intégrer dans ces grilles d’évaluation des indicateurs de performance spécifiques au secteur : respect des délais, qualité des matériaux, conformité aux normes environnementales et gestion des sous-traitants.

L’évaluation collaborative implique également une communication transparente des résultats aux fournisseurs, créant ainsi un cercle vertueux d’amélioration continue.

Comment améliorer ce processus ?

Pour optimiser et automatiser l’analyse des prestataires, les organismes publics peuvent mettre en œuvre plusieurs stratégies innovantes :

• Mutualisation des évaluations : partage des résultats entre différentes entités publiques pour réduire la surcharge administrative des prestataires
• Approche proportionnée : adaptation de l’intensité de l’évaluation selon les enjeux et risques spécifiques
• Digitalisation du processus : utilisation d’outils numériques pour automatiser la collecte et l’analyse des données
• Évaluation bidirectionnelle : intégration du feedback des fournisseurs sur la qualité de la relation avec l’acheteur public

Comme le souligne la Direction des Achats de l’État, « la performance d’un fournisseur dépend aussi de la qualité de la relation établie par l’acheteur« , confirmant l’importance d’une démarche équilibrée et collaborative.

Le rôle du logement social dans l’évaluation des fournisseurs

Le secteur du logement social représente un cas particulier dans l’appréciation des partenaires tiers du secteur public. Avec un parc de 5,2 millions de logements en France et plus de 13 milliards d’euros de dépenses annuelles, les organismes HLM constituent un levier économique majeur. Selon l’Union Sociale pour l’Habitat, la qualité des prestataires impacte directement la satisfaction des locataires et la pérennité du patrimoine immobilier.

Les bailleurs sociaux ont développé des approches innovantes en matière de gouvernance fournisseurs. Par exemple, Paris Habitat a mis en place un système d’évaluation collaborative qui implique à la fois les équipes techniques, les gardiens d’immeubles et les locataires dans l’appréciation des prestataires d’entretien et de maintenance.

Pourquoi l’habitat social est-il particulier ?

La spécificité du secteur tient à plusieurs facteurs :

• Double responsabilité : les bailleurs doivent concilier mission sociale et gestion patrimoniale efficiente
• Diversité des intervenants : un organisme HLM gère en moyenne plus de 200 contrats avec des fournisseurs partenaires
• Impact direct sur les usagers : la qualité des prestations affecte immédiatement le quotidien des locataires
• Enjeux de proximité : les interventions techniques nécessitent une coordination fine avec les habitants

Dans le contexte du logement social, l’évaluation des prestataires doit prendre en compte des indicateurs spécifiques tels que la réactivité face aux urgences, la qualité relationnelle avec les locataires et la capacité à intervenir dans des environnements sociaux parfois complexes. Ces dimensions sont essentielles pour garantir un service adapté aux besoins particuliers des résidents du parc social.

Solutions efficaces pour une évaluation réussie

Pour garantir une évaluation réussie des fournisseurs des entités publiques, il est essentiel d’adopter des solutions intégrées et collaboratives comme celles proposées par Aprovall. L’utilisation d’outils numériques permet d’automatiser la collecte des données et d’assurer un suivi en temps réel, renforçant ainsi la gouvernance des partenaires tiers. La mutualisation des évaluations entre entités publiques, facilitée par des plateformes spécialisées, réduit la charge administrative et limite la “supplier fatigue”, tout en favorisant une meilleure transparence.

L’instauration d’une évaluation bidirectionnelle encourage un dialogue constructif entre acheteurs et fournisseurs, renforçant la confiance et la qualité des relations. Par ailleurs, l’adaptation des métriques d’évaluation aux spécificités sectorielles, notamment dans l’habitat social ou le BTP, permet d’affiner la pertinence des analyses et d’optimiser les résultats à long terme.

Quels bénéfices pour le futur ?

La mise en œuvre de ces solutions d’évaluation collaborative génère des avantages tangibles et durables. Une évaluation efficace contribue notamment à renforcer la résilience opérationnelle des organismes publics en anticipant les risques liés aux tiers. Elle favorise également l’innovation et la performance durable des chaînes d’approvisionnement. L’OCDE souligne d’ailleurs que les pratiques collaboratives dans la gestion des fournisseurs améliorent la qualité des services publics et optimisent les ressources.

En intégrant ces solutions, les acteurs du secteur public se positionnent en leaders d’une gouvernance responsable et agile, capable de répondre aux défis réglementaires et sociétaux à venir.

Vers une gouvernance collaborative des fournisseurs publics

L’évaluation des fournisseurs des entités publiques a considérablement évolué, passant d’une simple vérification de conformité à une démarche stratégique de gouvernance. Comme nous l’avons vu, les spécificités sectorielles, notamment dans l’habitat social, nécessitent des approches adaptées qui prennent en compte les enjeux de proximité et de service aux usagers.

La transformation digitale offre aujourd’hui des opportunités inédites pour mutualiser les évaluations, réduire la charge administrative et renforcer le modèle coopératif des organismes publics. En adoptant un modèle coopératif plutôt que punitif, les acheteurs publics peuvent construire des relations durables avec leurs partenaires tiers.

Aprovall accompagne cette évolution en proposant des solutions d’évaluation collaborative qui répondent aux exigences spécifiques du secteur public. Notre plateforme sécurisée, certifiée ISO 27001/27701, permet de gérer efficacement la conformité des tiers, tout en réduisant les lourdeurs administratives qui peuvent les épuiser, grâce à un modèle mutualisé éprouvé auprès de plus de 450 000 partenaires dans le monde.