Une gouvernance tiers collaborative pour une résilience opérationnelle renforcée

B&B Hotels, acteur majeur de l’hôtellerie économique en Europe, gère un vaste réseau de près de 900 établissements répartis dans 17 pays à travers le monde. Fondée en 1990 à Brest en Bretagne, la chaîne hôtelière a connu une croissance exceptionnelle, triplant son nombre d’hôtels au cours de la dernière décennie pour devenir l’une des plus importantes chaînes indépendantes dans le segment budget et économique. Reconnue pour son concept innovant d’hébergement alliant confort et prix accessibles, B&B Hotels a dû relever le défi complexe de la gouvernance de ses prestataires externes tout en garantissant la conformité réglementaire et la résilience opérationnelle de son activité.

Les enjeux spécifiques de la chaîne hôtelière B&B Hotels

Dans le secteur de l’hôtellerie, la gestion des prestataires externes représente un enjeu stratégique majeur. Pour B&B Hotels, cette problématique se manifeste à travers plusieurs défis concrets qui impactent directement la performance et la conformité de l’entreprise.

Une complexité administrative croissante

Le service technique de B&B Hotels était confronté à une charge administrative considérable. Comme ils le soulignent eux-mêmes : « vérifier manuellement les documents de conformité de nos prestataires était un processus fastidieux et chronophage« . Cette situation engendrait une mobilisation importante des ressources internes, détournant l’équipe technique de ses missions principales et impactant directement leur capacité à se concentrer sur leur cœur de métier.

Des risques juridiques et opérationnels significatifs

La non-conformité des partenaires tiers exposait la chaîne hôtelière à des risques juridiques potentiellement graves. En effet, dans le secteur de la distribution et du retail hôtelier, la responsabilité du donneur d’ordre peut être engagée en cas de manquement aux obligations légales par ses prestataires.

Un besoin de traçabilité renforcée

Face à l’évolution constante des exigences réglementaires, B&B Hotels avait besoin d’une solution permettant d’assurer une traçabilité documentaire fiable et pérenne de l’ensemble des interactions avec son écosystème de prestataires.

La solution : une plateforme collaborative pour une gouvernance tiers efficace

Pour répondre à ces défis, B&B Hotels a choisi d’implémenter la plateforme Aprovall360, une solution end-to-end de gouvernance des tiers.

Critères de sélection et objectifs

Le groupe hôtelier recherchait une solution capable de répondre à plusieurs exigences spécifiques :

• Automatiser la collecte et la vérification des documents de conformité
• Centraliser l’information relative aux partenaires tiers
• Faciliter le suivi des échéances documentaires
• Réduire la charge administrative du service technique

La plateforme Aprovall a été sélectionnée pour sa capacité à répondre à ces besoins tout en s’adaptant aux spécificités du secteur hôtelier.

Fonctionnalités clés pour le secteur hôtelier

Plusieurs fonctionnalités d’Aprovall360 se sont révélées particulièrement pertinentes pour répondre aux enjeux spécifiques du secteur hôtelier :

• Cartographie multi-établissements : La solution permet de gérer efficacement les prestataires intervenant sur différents sites hôteliers, avec une vision consolidée par région ou par type d’établissement.
• Gestion des habilitations par métier : Particulièrement utile dans l’hôtellerie où interviennent des prestataires aux compétences variées (maintenance, restauration, sécurité), cette fonctionnalité permet de vérifier les qualifications spécifiques à chaque corps de métier.
• Alertes automatisées sur les échéances réglementaires : Dans un secteur soumis à des contrôles fréquents (sécurité alimentaire, incendie, accessibilité), cette fonctionnalité garantit une anticipation optimale des renouvellements documentaires.
• Portail prestataire multilingue : Essentiel pour une chaîne internationale comme B&B Hotels, ce portail facilite l’onboarding des partenaires tiers dans tous les pays d’implantation du groupe.

Mise en œuvre et accompagnement

Le déploiement de la solution s’est effectué de manière progressive, avec un accompagnement personnalisé de l’équipe Aprovall. Cette approche a permis une adoption rapide de l’outil par les équipes de B&B Hotels, facilitant la transition vers un modèle de gouvernance tiers plus mature.

Résultats et bénéfices concrets

L’implémentation de la plateforme Aprovall360 a généré des bénéfices tangibles pour B&B Hotels, transformant profondément sa gouvernance des tiers. Comme ils le confirment : « grâce à Aprovall, nous avons pu optimiser notre processus de vérification de la conformité de nos prestataires« . Les améliorations se manifestent à plusieurs niveaux :

• Gain de temps et d’efficacité : l’automatisation des contrôles documentaires a considérablement réduit le temps consacré à la vérification manuelle des documents. La plateforme permet désormais une identification immédiate des partenaires tiers non conformes, facilitant les actions correctives et libérant les équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Recentrage sur le cœur de métier : la centralisation des documents et l’automatisation des processus ont permis au service technique de B&B Hotels de se libérer des tâches administratives chronophages. Cette optimisation s’inscrit dans la tendance observée chez les utilisateurs d’Aprovall, qui constatent en moyenne une réduction de 25% du temps de gestion des tiers.
• Sécurité juridique renforcée : la solution Aprovall360 offre à la chaîne hôtelière une traçabilité complète des échanges avec ses partenaires tiers. Cette dimension est particulièrement importante dans un contexte où la réglementation du secteur de la distribution et du retail devient de plus en plus exigeante, comme le souligne l’article comment les solutions de TPRM et de TPGRC transforment le secteur de la distribution et du retail en 2025.
• Résilience opérationnelle accrue : en assurant un suivi rigoureux de la conformité de ses partenaires tiers, B&B Hotels a significativement renforcé sa capacité à anticiper les risques potentiels et à assurer la continuité des activités, un enjeu crucial pour le secteur hôtelier qui dépend fortement de la fiabilité de son écosystème de prestataires.

Bénéfices mutuels : une approche collaborative pour les partenaires tiers

Au-delà des avantages directs pour B&B Hotels, la mise en place de la plateforme Aprovall a généré des bénéfices significatifs pour l’ensemble de l’écosystème. Cette dimension collaborative représente un élément différenciant dans l’approche de la gouvernance des tiers.

• Écosystème collaboratif intégré : la plateforme crée un environnement où la simplification des échanges et la mutualisation des documents fonctionnent de concert. Les partenaires tiers peuvent partager leurs documents de conformité une seule fois pour plusieurs donneurs d’ordre, tandis que l’interface intuitive facilite l’ensemble des interactions. Comme le souligne le service technique de B&B Hotels : « Aprovall est une solution efficace pour les entreprises qui ont le souci de travailler avec des prestataires en règle tout en gagnant du temps dans la gestion des documents« .
• Réduction de la « supplier fatigue » : cette approche mutualisée permet une diminution notable de la lassitude des fournisseurs face aux demandes documentaires multiples et redondantes. Les prestataires qui travaillent avec plusieurs entités utilisant Aprovall bénéficient particulièrement de cette centralisation, s’inscrivant dans les meilleures pratiques de gouvernance des tiers efficace.

Une relation de confiance durable

L’adoption de la plateforme Aprovall a permis à B&B Hotels d’établir une relation de confiance durable avec ses partenaires tiers, fondée sur la transparence et l’efficacité des échanges.

Comme le soulignent les experts du secteur, « la confiance ne se construit pas du jour au lendemain. Elle nécessite des actions constantes et un engagement transparent« . C’est précisément ce que la solution Aprovall a permis de mettre en place pour B&B Hotels. La plateforme a transformé une relation purement administrative en véritable partenariat stratégique, où chaque partie peut se concentrer sur son expertise plutôt que sur les aspects documentaires.

Cette évolution des relations avec l’écosystème de prestataires s’inscrit dans une tendance plus large de digitalisation des processus de due diligence, comme l’explique l’article due diligence fournisseurs : une nécessité dans la gestion des risques.

Vers une gouvernance tiers optimisée

L’expérience de B&B Hotels illustre parfaitement comment une approche collaborative de la gouvernance des tiers peut générer des bénéfices significatifs tant pour l’entreprise que pour ses partenaires. En optant pour une solution intégrée comme Aprovall360, la chaîne hôtelière a non seulement renforcé sa conformité réglementaire, mais a également optimisé ses processus internes et amélioré ses relations avec son écosystème de prestataires.

Dans le secteur hôtelier spécifiquement, où la multiplicité des établissements et la diversité des prestataires créent une complexité particulière, une gouvernance tiers efficace devient un véritable avantage compétitif. Les établissements qui, comme B&B Hotels, choisissent d’investir dans une solution adaptée constatent rapidement des gains concrets en termes de temps, de sécurité juridique et de qualité relationnelle avec leurs partenaires.