SHEMA automatise la collecte réglementaire et gagne en efficacité avec Aprovall

Contexte : Les défis de la conformité fournisseurs dans le secteur public

La SHEMA, opérateur de proximité normand spécialisé dans l’aménagement, la réalisation d’équipements publics et l’immobilier d’entreprise, a fait face à des défis majeurs dans la gestion de la conformité de ses fournisseurs. La création de dossiers complets et mutualisés est devenue une priorité pour cet acteur du secteur public soumis aux règles strictes des marchés publics, qui devait assurer une collecte rigoureuse et régulière des documents réglementaires auprès de ses prestataires.

Delphine Farcy, Directrice Administrative et Financière de la SHEMA, témoigne : « Étant pouvoir d’adjudicateur, nous avons l’obligation de collecter des informations réglementaires auprès des entreprises avec lesquelles nous travaillons dans le cadre de marchés publics. C’est un processus chronophage que nous devons faire régulièrement afin de s’assurer de la mise à jour des informations collectées. »

Les défis spécifiques rencontrés

Avant l’adoption de la plateforme Aprovall, la SHEMA faisait face à plusieurs problématiques caractéristiques du secteur de l’habitat social et des collectivités :

• Processus manuel chronophage : récupération des documents par email (Kbis, attestations de régularité fiscale, assurances RC pro, décennales, attestations sur l’honneur)
• Risques liés au partage de documents sensibles par courriel
• Redondance des demandes due à une organisation sectorisée par département
• Suivi complexe de la mise à jour des documents obligatoires

Ces défis sont particulièrement critiques dans le contexte des marchés publics, où la conformité réglementaire est non seulement une obligation légale mais aussi un enjeu de gouvernance des tiers essentiel.

La solution : une plateforme collaborative de gouvernance des tiers

La SHEMA a découvert Aprovall lors d’une journée d’information avec le partenaire Progisem. L’intégration via un connecteur dans le logiciel GO7 de Progisem a permis une gestion globale des fournisseurs.

Avantages clés de la solution pour la SHEMA

Avant Aprovall	Avec Aprovall
Collecte manuelle par email	Dépôt sécurisé sur plateforme mutualisée
Risques de partage de documents sensibles	Sécurisation des données
Demandes redondantes aux fournisseurs	Mutualisation des dossiers
Suivi manuel des mises à jour	Relances automatiques
Processus chronophage	Automatisation des tâches

La plateforme Aprovall apporte une réponse adaptée aux enjeux du secteur public en permettant :

• Le dépôt sécurisé et gratuit des documents par les prestataires
• L’automatisation des tâches répétitives et chronophages
• La mutualisation des dossiers fournisseurs entre les différents départements
• Un système de relances automatiques pour la mise à jour des documents

Mise en oeuvre et accompagnement

La mise en place de la solution s’est déroulée en deux étapes clés, avec un accompagnement personnalisé des équipes d’Aprovall :

1. Importation de la base de données existante
2. Communication structurée auprès des prestataires

Delphine Farcy souligne l’approche progressive adoptée : « Nous avons souhaité intégrer les tiers d’abord en petit nombre puis au fur et à mesure. En l’espace de deux mois nous avons intégré 200 tiers. »

Cette approche progressive est recommandée pour optimiser l’adoption d’une solution de gouvernance des tiers et minimiser la charge administrative pour les fournisseurs, un concept connu sous le nom de « supplier fatigue ».

Résultats et bénéfices

La mise en œuvre d’Aprovall a permis à la SHEMA d’atteindre plusieurs objectifs essentiels :

• Automatisation des processus de gestion des tiers
• Mise à jour régulière des dossiers fournisseurs
• Sécurisation de la collecte des documents
• Conformité réglementaire vis-à-vis de la loi des marchés publics

Comme le résume Delphine Farcy : « La garantie d’être en conformité avec la réglementation des marchés publics. »

Impact sur l’efficacité opérationnelle

L’adoption d’Aprovall s’inscrit dans une démarche d’optimisation des processus qui répond aux enjeux spécifiques du secteur public :

• Réduction des risques liés à la non-conformité des fournisseurs
• Gain de temps significatif pour les équipes administratives
• Amélioration de la relation avec les prestataires
• Centralisation de l’information pour une meilleure gouvernance

Cette transformation numérique des processus de conformité illustre comment les acteurs du secteur public peuvent adopter des solutions collaboratives afin de répondre aux exigences réglementaires tout en optimisant leur efficacité opérationnelle.

Une gouvernance des tiers adaptée aux enjeux du secteur public

Le témoignage de la SHEMA démontre comment une approche collaborative de la gouvernance des tiers transforme grandement la gestion de la conformité fournisseurs dans le secteur public. En privilégiant la mutualisation des données et l’automatisation des processus, Aprovall répond aux défis spécifiques des acteurs soumis aux règles des marchés publics.

Cette expérience s’inscrit dans une tendance plus large de digitalisation des processus de conformité qui permet aux organisations de réduire les risques tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.

« La plateforme Aprovall, qui permet à nos prestataires de déposer gratuitement et en toute sécurité leurs documents, est pour nous un gain de temps et la garantie d’un processus automatisé d’une tâche répétitive. » – Delphine Farcy, SHEMA