Plateforme TPRM : fonctionnalités indispensables

Dans un contexte où la gestion des risques liés aux tiers devient stratégique, les plateformes TPRM (Third Party Risk Management) s’imposent comme un standard incontournable. Cette évolution répond à un double enjeu : assurer la continuité opérationnelle tout en garantissant la conformité réglementaire multi-pays. Avec plus de 430 000 partenaires tiers évalués en Europe, l’expertise acquise par Aprovall permet aujourd’hui d’identifier les fonctionnalités indispensables d’une plateforme TPRM moderne, qui évolue progressivement vers une approche TPGRC plus intégrée (Third Party Governance & Risk Compliance).

Gestion et évaluation des risques liés aux tiers

La gestion des risques liés aux tiers constitue le fondement d’une stratégie TPRM efficace. Une plateforme TPRM performante doit permettre d’évaluer et de piloter en continu les risques associés aux partenaires tiers.

Cette approche structurée repose sur trois piliers essentiels :

Évaluation initiale et continue

• Des questionnaires personnalisés selon la criticité de la relation et la cartographie des risques.
• Une collecte de documents analysée automatiquement notamment par des moteurs d’intelligence artificielle.
• Une analyse multidimensionnelle : cybersécurité, protection des données, éthique des affaires, conformité environnementale
• Une approche basée sur les risques (« risk-based approach« ) avec des critères objectifs

Automatisation intelligente

• Collecte et analyse automatisée des données
• Réduction de la charge administrative pour les partenaires tiers, appelée la Supplier Fatigue.
• Identification rapide des changements dans les profils de risque

Dans le secteur public, la gestion des risques liés aux tiers est devenue un enjeu majeur, notamment suite au règlement UE 2022/576 qui renforce les exigences d’évaluation des tiers dans les marchés publics. La plateforme doit permettre d’identifier et classifier les risques selon leur criticité tout en s’appuyant sur une base de connaissance mutualisée.

Vigilance Raisonnable et Due Diligence

La vigilance raisonnable ou la Due Diligence, constitue un pilier essentiel de toute stratégie TPRM efficace. Selon les dernières études, 57% des organisations prévoient d’intensifier leurs processus d’évaluation collaborative des tiers dans les deux prochaines années. Cette évolution répond à une complexification croissante des enjeux de conformité.

Une évaluation collaborative efficace repose sur trois niveaux d’analyse distincts. Le premier niveau établit une vérification initiale des partenaires tiers, tandis que le second approfondit l’analyse des risques potentiels. Le troisième niveau, réservé aux partenaires critiques, implique une évaluation renforcée incluant des visites sur site et des entretiens approfondis.

Par ailleurs, la plateforme doit permettre d’automatiser la collecte et l’analyse des données et de documents tout en réduisant la charge administrative. Cette approche est particulièrement cruciale sachant que plus de 60% des entreprises collaborent aujourd’hui avec plus de 1000 partenaires tiers souvent à l’international.

Surveillance continue

La surveillance continue des partenaires tiers constitue un pilier essentiel de la résilience opérationnelle. Au-delà de l’évaluation initiale, une plateforme TPRM doit assurer un monitoring en temps réel des changements pouvant impacter la relation d’affaires. Cette approche dynamique s’appuie sur l’analyse de multiples sources de données. Selon une étude Gartner, 76% des incidents majeurs liés aux tiers en 2024 auraient pu être anticipés grâce à une surveillance proactive des signaux d’alerte. La plateforme doit notamment intégrer :

• Le monitoring des certifications et conformités réglementaires
• La surveillance des indicateurs financiers et opérationnels
• L’analyse des incidents de cybersécurité et violations de données
• Le suivi des évolutions structurelles (fusions, acquisitions, changements de direction)

Pour garantir une évaluation collaborative efficace, la plateforme doit également permettre aux partenaires tiers de mettre à jour gratuitement et proactivement leurs informations, réduisant ainsi la charge administrative tout en maintenant la fraîcheur des données.

Conformité réglementaire

La conformité réglementaire est devenue un enjeu stratégique majeur pour toute organisation travaillant avec des partenaires tiers. Une plateforme TPRM doit permettre de répondre efficacement aux exigences réglementaires croissantes. Selon une étude PwC, 78% des entreprises considèrent la conformité réglementaire comme un facteur clé dans leur transformation digitale. La plateforme doit notamment intégrer :

• Un suivi automatisé des certifications et conformités
• Une surveillance continue des évolutions réglementaires
• Des workflows d’évaluation collaborative adaptés par secteur
• Des tableaux de bord de conformité personnalisables

Pour garantir une gouvernance des tiers efficace, la solution doit permettre d’harmoniser les processus de conformité à travers différentes réglementations comme DORA, NIS 2 ou le RGPD. Cette approche multi-réglementaire permet de réduire de 20% en moyenne les coûts liés à la non-conformité.

Intégration des fonctions internes

Pour garantir une conformité parfaite, il est nécessaire que la plateforme TPRM puisse s’intégrer facilement avec d’autres systèmes internes de l’entreprise comme les logiciels de gestion de risques, les ERP, les SRM ainsi que les outils de gestion de la conformité. Cela permet une harmonisation des flux de travail et assure qu’aucun aspect crucial ne soit négligé.

L’intégration optimise également la communication entre les départements. Par exemple, les équipes de sécurité informatique peuvent partager des informations directement avec les équipes juridiques, facilitant ainsi une approche coordonnée face aux risques de non-conformité.

Simplification et automatisation des processus

La simplification des processus et leur automatisation constituent des leviers essentiels pour une gouvernance efficace des tiers. Une plateforme TPRM moderne doit permettre d’optimiser les workflows tout en réduisant la charge administrative pour les partenaires tiers. L’automatisation des processus s’appuie sur plusieurs fonctionnalités clés :

• Des workflows intelligents qui s’adaptent au profil de risque
• Une collecte automatisée des documents et certifications
• Un système d’alertes en temps réel pour le suivi des échéances
• Une validation collaborative des évaluations

Selon une étude Gartner, les entreprises qui automatisent leurs processus TPRM réduisent de 45% le temps consacré aux tâches administratives. Ces économies conséquentes permettent notamment de réaffecter les équipes à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse des risques critiques.

Outils adaptés

Pour réussir leur mission, les équipes de gestion des risques ont besoin d’outils performants. Ces derniers doivent non seulement permettre une analyse approfondie, mais aussi offrir des solutions concrètes pour atténuer les risques identifiés. Parmi ces outils, on retrouve :

• Tableaux de bord interactifs
• Alertes en temps réel
• Modèles de contrats et clauses standardisées
• Rapports analytiques complets

Ces fonctionnalités garantissent que les entreprises disposent de toutes les ressources nécessaires pour faire face aux éventualités et maintenir une gestion des risques proactive.

Impact de la cybersécurité

La cybersécurité est devenue un enjeu majeur dans la gouvernance des tiers. Une plateforme TPRM doit intégrer des outils efficaces afin d’évaluer et atténuer les risques cybernétiques liés aux partenaires tiers. Selon le rapport Gartner 2024 sur la gestion des risques tiers, 82% des incidents de cybersécurité majeurs impliquent désormais des partenaires tiers. Il faut donc en passer par une évaluation continue des mesures de protection mises en place :

• Surveillance des certifications de sécurité
• Monitoring des vulnérabilités connues
• Évaluation des politiques de sécurité
• Vérification des plans de continuité

D’après l’étude IBM Security 2024, le coût moyen d’une violation de données impliquant un tiers s’élève à 4,5 millions de dollars (environ 4,33 millions d’euros). La plateforme doit donc permettre une évaluation collaborative des dispositifs de cybersécurité pour anticiper et prévenir ces risques.

Implémentation d’une plateforme TPRM

L’implémentation d’une plateforme TPRM représente un projet stratégique qui nécessite une préparation minutieuse. Selon une étude Deloitte, 73% des organisations qui réussissent leur transformation digitale commencent par une phase d’évaluation approfondie de leurs besoins et processus existants. La mise en œuvre d’une solution de gouvernance des tiers doit suivre une approche progressive :

• Définition des objectifs et périmètre initial
• Cartographie des processus existants
• Identification des partenaires tiers critiques
• Formation des équipes et adoption des bonnes pratiques

Pour garantir une résilience opérationnelle optimale, Gartner recommande de privilégier une approche par phases, en commençant par les tiers critiques qui représentent en moyenne 20% du portefeuille mais concentrent 80% des risques.

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Bénéfices d’une plateforme centralisée

Adopter une approche centralisée au moyen d’une plateforme TPRM procure plusieurs avantages. Elle offre une vue d’ensemble des relations avec les tiers, améliore la transparence et renforce la coordination entre les différentes unités organisationnelles.

De plus, la centralisation permet une meilleure gestion des documents et des contrats, accroît la réactivité grâce à des informations actualisées en permanence et soutient une gouvernance renforcée. Ces bénéfices contribuent globalement à atténuer les risques et optimiser les interactions avec les parties prenantes extérieures.

Aprovall soutient les organisations dans la mise en place de solution de TRPM quelque soit leurs niveaux de maturité et embrasse les enjeux qui animent les directions Achats notamment tels que les enjeux de Cyber Sécurité, de défaillance des tiers ou encore le niveau d’engagement RSE.