Une solution interfaçable avec le SI Achats : comment NAOS optimise sa gouvernance tiers

NAOS, entreprise multinationale française créée en 1977, conçoit, fabrique et commercialise des produits pour le soin et la santé de la peau sous des marques mondialement reconnues comme Bioderma et Institut Esthederm. Face aux défis croissants de la gouvernance des partenaires externes, le groupe cosmétique a choisi d’optimiser sa gestion des tiers en déployant une solution capable de s’interfacer parfaitement avec son système d’information achats existant.

Contexte : Les défis de l’intégration des systèmes d’information dans la gouvernance des tiers

Pour une entreprise internationale comme NAOS, la gestion des relations avec les partenaires externes représente un enjeu stratégique majeur. Le groupe cosmétique doit assurer une conformité réglementaire irréprochable tout en maintenant l’efficacité opérationnelle de ses processus achats à l’échelle mondiale.

« Notre principal défi était de trouver une solution capable de s’intégrer parfaitement à notre système d’information achats existant », explique Lucas Chiron, Chef de projet Achats chez NAOS. « Nous avions besoin d’une plateforme qui puisse non seulement gérer la conformité de nos fournisseurs, mais aussi s’adapter à nos processus internes sans créer de rupture.« 

Cette problématique d’intégration n’est pas isolée. Selon une étude récente de Hyperproof, 62% des organisations ont signalé avoir subi une perturbation de la chaîne d’approvisionnement liée à la cybersécurité, une augmentation de 13% par rapport à l’année précédente. Cette statistique souligne l’importance croissante d’une gouvernance tiers robuste et l’intégration des systèmes d’information dans les plateformes TPRM.

Les défis spécifiques du secteur cosmétique en matière de gouvernance tiers

Le secteur cosmétique présente des particularités qui complexifient la gouvernance des tiers. NAOS, en tant qu’acteur international, doit faire face à plusieurs défis majeurs :

Défis	Impacts sur l’organisation	Solutions requises
Réglementations multiples selon les pays	Complexité de la conformité documentaire	Plateforme adaptable par zone géographique
Exigences qualité strictes pour les ingrédients	Nécessité d’évaluation approfondie des fournisseurs	Évaluation collaborative des partenaires
Chaîne d’approvisionnement internationale	Risques accrus liés aux tiers	Monitoring continu et alertes en temps réel
Évolutions réglementaires fréquentes	Besoin d’adaptation constante	Solution flexible et mise à jour régulière

« Dans notre industrie, la traçabilité et la conformité des fournisseurs sont essentielles« , souligne Lucas Chiron. « Nous avions besoin d’une solution qui puisse s’adapter aux spécificités de notre secteur tout en s’intégrant parfaitement à nos outils existants.« 

La solution : une plateforme collaborative pour une gouvernance tiers intégrée

Critères de sélection et objectifs

Face à ces défis, NAOS a défini des critères précis pour sélectionner la solution la plus adaptée à ses besoins. L’entreprise cosmétique recherchait une plateforme capable de :

• S’interfacer nativement avec son système d’information achats
• Simplifier les processus de collecte documentaire
• Automatiser les tâches administratives répétitives
• Offrir une expérience utilisateur intuitive

« Nous avons choisi Aprovall pour sa capacité d’intégration avec notre SI Achats et sa simplicité d’utilisation« , explique Lucas Chiron.

Cette approche renforce la résilience opérationnelle de NAOS tout en optimisant ses processus achats. D’autant plus que cette décision s’inscrit dans une tendance plus large où 45% des leaders TPRM considèrent l’investissement technologique comme une priorité stratégique pour optimiser leur gouvernance tiers (étude de Deloitte sur le TPRM en 2023).

Mise en œuvre et accompagnement

Le déploiement de la solution Aprovall360 chez NAOS s’est déroulé en plusieurs étapes clés :

1. Analyse des besoins spécifiques et cartographie des processus existants
2. Configuration de l’interface avec le SI Achats
3. Personnalisation des workflows selon les exigences sectorielles
4. Formation des équipes achats et accompagnement au changement

Au-delà de la réussite technique du déploiement, Lucas Chiron, met en avant deux facteurs décisifs qui ont marqué l’appropriation de la solution par les équipes :

• Adaptation optimale à l’environnement NAOS : “La solution s’est parfaitement adaptée à notre environnement informatique, ce qui nous a permis de maintenir nos processus tout en les optimisant.”
• Adoption fluide grâce à l’ergonomie : “L’ergonomie de la plateforme a permis une prise en main rapide par les équipes achats, favorisant une adoption fluide et sans résistance.”

Résultats et bénéfices concrets

La mise en place de la plateforme Aprovall360 a permis à NAOS d’obtenir des résultats significatifs dans plusieurs domaines clés :

• Amélioration de la conformité fournisseurs : centralisation et automatisation des contrôles documentaires, permettant d’atteindre jusqu’à 90% de conformité fournisseurs.
• Optimisation des processus achats : réduction des tâches administratives grâce à la gestion intégrée et efficience des fournisseurs, et focus sur les activités à valeur ajoutée
• Gains de temps considérables : automatisation de la collecte documentaire et des vérifications
• Détection proactive des risques : alertes en temps réel sur les anomalies potentielles

Au-delà de ces résultats tangibles, Lucas Chiron met en lumière deux aspects particulièrement appréciés par ses équipes :

• L’adoption facilitée par l’ergonomie de la solution : “Aprovall est une solution très agréable à utiliser, ce qui facilite grandement l’adoption par les acheteurs.”
• L’intégration rapide dans les pratiques quotidiennes : “La simplicité d’utilisation de la solution a été déterminante pour l’adhésion des utilisateurs, qui ont rapidement intégré l’outil à leurs pratiques quotidiennes.”

Cette transformation s’inscrit dans un contexte où, selon une étude de Bitsight, 73% des organisations ont connu au moins une perturbation significative causée par un tiers au cours des trois dernières années, soulignant l’importance d’une gouvernance tiers efficace et intégrée.

Bénéfices mutuels : une approche collaborative pour les partenaires tiers

L’un des aspects les plus appréciés de la solution par NAOS est sa dimension collaborative qui bénéficie également aux fournisseurs :

• Réduction du « supplier fatigue » grâce à la mutualisation des documents
• Simplification des démarches pour les fournisseurs qui n’ont plus à fournir plusieurs fois les mêmes documents
• Évaluation collaborative facilitée par une interface intuitive
• Accompagnement personnalisé pour les fournisseurs internationaux

Cette approche collaborative s’avère particulièrement pertinente dans un contexte où la gestion des tiers devient de plus en plus complexe. Selon une étude de Secureframe, 98% des organisations ont une relation avec un tiers qui a été victime d’une violation de données, ce qui renforce la nécessité d’une approche collaborative dans l’évaluation des partenaires externes..

Une relation de confiance durable

Aujourd’hui, NAOS gère efficacement ses relations avec ses fournisseurs grâce à la plateforme Aprovall360. L’entreprise cosmétique bénéficie d’une solution qui :

• S’adapte parfaitement à son système d’information achats
• Offre une visibilité en temps réel sur la conformité des fournisseurs
• Simplifie les processus de collecte et de vérification documentaire
• Améliore l’expérience utilisateur pour les équipes achats

Cette réussite illustre parfaitement comment l’intégration des systèmes d’information dans les plateformes TPRM est devenue un enjeu stratégique majeur pour les organisations, permettant de renforcer la résilience opérationnelle tout en optimisant les processus.