UPEC : La gestion des fournisseurs devient plus simple, plus sûre et plus rapide avec Aprovall
L’Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC), acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. L’université accueille plus de 40 000 étudiants et compte une quarantaine de services prescripteurs. Pour Amadou SECK, Responsable du Pôle Achats à la Direction des Affaires Financières, la mise en place d’Aprovall a profondément transformé la gestion des fournisseurs de l’UPEC, en automatisant les contrôles réglementaires pour sécuriser les marchés, gagner du temps et recentrer les équipes achats sur des missions à forte valeur ajoutée.
La gestion des fournisseurs est devenue un enjeu central pour les organisations publiques comme privées. Entre volumes de tiers à suivre, exigences réglementaires, documents à collecter, dates d’expiration à surveiller et risques à détecter, maintenir un haut niveau de conformité sans ralentir les marchés représente un véritable défi opérationnel.
À l’UPEC (Université Paris-Est Créteil), le déploiement d’Aprovall a permis de transformer cette gestion grâce à l’automatisation des contrôles réglementaires. Résultat : plus de 250 tiers suivis, 1 à 2 heures gagnées par marché et une solution déployée en seulement 2 semaines.
Chiffres clés
Pourquoi la gestion des fournisseurs est devenue un sujet critique
La gestion des fournisseurs ne se limite plus au référencement ou au pilotage de la relation. Elle intègre désormais une forte dimension de conformité, de traçabilité et de gestion du risque.
Dans un environnement réglementaire exigeant, les directions achats doivent être en mesure de démontrer que les titulaires de marchés et leurs co-traitants respectent leurs obligations, tout en réagissant rapidement en cas d’évolution de leur situation.
À l’UPEC, cette problématique était renforcée par plusieurs facteurs :
- un environnement public soumis à des exigences de gouvernance élevées,
- un nombre important de fournisseurs à suivre,
- une équipe achats resserrée,
- une multiplicité de services prescripteurs.
Avant l’automatisation, les vérifications documentaires étaient réalisées manuellement. Ce fonctionnement mobilisait un temps important, complexifiait le suivi et limitait la capacité des acheteurs à se consacrer à des missions plus stratégiques comme l’analyse des besoins, le sourcing ou l’accompagnement des prescripteurs.
sécuriser la conformité sans ralentir les marchés
Pour répondre à ces enjeux, l’UPEC a choisi Aprovall, une plateforme conçue pour automatiser la vérification de la conformité réglementaire des fournisseurs, titulaires de marchés et co-traitants.
La solution repose sur un principe simple et efficace :
- une mise en place rapide,
- des contrôles automatisés à partir du numéro SIRET,
- des vérifications réalisées de manière sécurisée et tracée,
- des alertes en temps réel en cas d’évolution de la situation d’un fournisseur.
Déployée en 2 semaines, la plateforme permet aujourd’hui au pôle achats de piloter plus de 250 tiers avec une meilleure visibilité et un niveau de fiabilité renforcé.
Avec Aprovall, en une simple connexion et avec le numéro SIRET de l’attributaire, nous procédons à l’ensemble des vérifications de manière simple, rapide, sécurisée et tracée. Aprovall a été déployé en 2 semaines.
Amadou Seck
Responsable du Pôle Achats à la Direction des Affaires Financières
Les résultats : du temps gagné et des processus plus fiables
Grâce à l’automatisation, l’UPEC a obtenu des bénéfices concrets et mesurables :
- 1 à 2 heures de travail gagnées par marché,
- des contrôles plus homogènes,
- un meilleur suivi de la conformité,
- une détection plus rapide des situations à risque grâce aux alertes,
- des équipes achats recentrées sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
L’automatisation ne se limite pas à faire gagner du temps. Elle améliore aussi la qualité des processus, renforce la sécurité des vérifications et redonne aux acheteurs de la disponibilité pour le sourcing, l’accompagnement des prescripteurs et la relation fournisseurs.
Cette expérience réussie de l’UPEC s’inscrit dans une tendance plus large de transformation digitale du secteur public.
Replay à la demande
Ce que l’UPEC a gagné avec Aprovall
L’automatisation des contrôles réglementaires nous a permis de sécuriser nos processus tout en libérant du temps pour notre cœur de métier. L’équipe achats peut désormais se concentrer davantage sur l’accompagnement des prescripteurs et sur la qualité de nos relations fournisseurs
Amadou Seck
Responsable du Pôle Achats à la Direction des Affaires Financières
Découvrez comment d’autres organisations du secteur public ont transformé leur gouvernance des tiers
Vous avez une question?
Nous avons la réponse.
L’UPEC a automatisé ses contrôles réglementaires fournisseurs, ce qui permet au pôle achats de gagner entre 1 et 2 heures de travail par marché, tout en renforçant la sécurité et la traçabilité des processus.
Aujourd’hui, plus de 250 tiers sont suivis, avec des alertes en temps réel en cas de changement de situation.
Le déploiement a été réalisée en 2 semaines
Le pôle achats (trois acheteurs et un alternant) utilise la solution pour fiabiliser et accélérer les vérifications documentaires, afin de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
L’UPEC évolue dans un cadre réglementaire exigeant (notamment renforcé par la loi LRU), avec un besoin de gouvernance et de contrôle de gestion des tiers plus strict.
Grâce à une connexion simple et à l’utilisation du numéro SIRET, les contrôles réglementaires sont lancés automatiquement, de manière sécurisée et tracée.