Comment gagner 75% du temps de l’onboarding de vos fournisseurs ?

La Due Diligence : Vérifier Avant d’Engager

La due diligence couvre quatre dimensions indissociables. La conformité juridique et documentaire d’abord : attestations Urssaf, extrait Kbis, certifications métier, documents liés au Devoir de Vigilance. Ces vérifications doivent s’adapter au profil de chaque tiers — un auto-entrepreneur n’a pas les mêmes obligations qu’un groupe international.

Le contrôle bancaire ensuite : 58 % des risques de fraude au paiement émanent des fournisseurs. La vérification du couple SIRET-IBAN avant tout règlement est non négociable. La SPL Lyon Part-Dieu en a fait l’expérience directe en détectant — et évitant — une tentative de fraude de 1,7 million d’euros grâce à ce contrôle systématique.

Grâce au contrôle des coordonnées bancaires via Sis ID & Aprovall, nous avons pu détecter et éviter une tentative de fraude de 1,7 million d’euros.

Antoine Nourri

RAF, SPL Lyon Part-Dieu

L’évaluation éthique et anti-corruption constitue le troisième pilier : probité du tiers, vérification des listes de sanctions, signature de chartes d’achats responsables. Pour AGL, opérant avec 1 300 transporteurs dans 46 pays africains, cette dimension est critique dans la lutte anti-corruption.

Enfin, la collecte de données ESG et carbone s’impose de plus en plus dès l’entrée en relation. TAG Heuer intègre la collecte CO₂ dans son onboarding depuis 2023 ; Sercel identifie l’engagement RSE de plus de 50 % de ses tiers à l’international. L’onboarding est le moment idéal pour obtenir ces informations, car le fournisseur est dans une posture de coopération.

L’Intégration dans les Systèmes d’Information

Un onboarding efficace ne peut rester isolé de l’ERP : c’est là que le fournisseur doit être créé pour pouvoir être payé et faire l’objet de commandes. Le principe fondateur est celui de l’« activation conditionnelle » : aucun tiers ne peut être activé dans l’ERP avant validation complète de son dossier.

Les grandes plateformes du marché — SAP (Sercel, TELT, NAOS), Oracle Fusion (EGIS), Ivalua (Eiffage, Hutchinson, Vallourec), Go7 (SPL Lyon Part-Dieu) — bénéficient toutes de connecteurs dédiés. L’intégration bidirectionnelle permet à l’ERP d’envoyer les attributs du fournisseur à la solution TPRM, et à cette dernière de remonter les KPI de compliance vers l’ERP.

Aprovall, et le lien avec l’ERP d’Oracle, nous permet de qualifier notre référentiel automatiquement et rapidement. Nous avons désormais plus de 6 000 tiers actifs dont l’onboarding fluidifié pose les bases d’un pilotage plus fin.

Alain Chenal

Procurement Director, EGIS

Pour Hutchinson, qui gérait une quinzaine de bases fournisseurs non synchronisées entre achats, finance et systèmes industriels, faire d’Ivalua la base maître et y intégrer Aprovall a permis d’unifier la gouvernance des données à l’échelle mondiale. Résultat : 784 jours de travail économisés par an.

Le TPRM : Gérer les Risques Dès le Premier Jour

L’onboarding n’est pas une fin en soi : c’est le départ d’un continuum de surveillance. Les informations collectées fondent le profil de risque initial du fournisseur, définissent les exigences applicables et activent les règles de monitoring continu. Une alerte en temps réel sur un changement de situation (procédure collective, expiration de certification, modification d’IBAN) permet de réagir avant qu’un incident ne survienne.

La cartographie des risques est l’outil central de cette approche : elle permet de concentrer les efforts de due diligence sur les fournisseurs stratégiques tout en assurant une couverture minimale des autres. Antin Résidences a ainsi cartographié les risques de ses 2 000 tiers, automatisé les contrôles et intégré les rapports de probité dans un workflow unique pour 250 collaborateurs.

L’extension du TPRM aux rangs supérieurs de la chaîne est une frontière que les organisations les plus avancées commencent à franchir. TAG Heuer a étendu sa visibilité jusqu’aux rangs 4-5 de sa chaîne de valeur, là où elle n’avait auparavant aucune information. Ce résultat, atteint en moins de 6 mois avec un taux de complétude de plus de 80 %, illustre ce que rend possible un onboarding bien conçu.

Le message que je veux véhiculer, c’est la simplicité d’utilisation. Ce n’est pas un outil imposé, mais une solution partagée qui libère du temps et améliore la qualité de nos données.

Marc Menetrier

Purchasing Director, TAG Heuer

Les Clés d’un Onboarding Réussi

Conclusion

L’onboarding fournisseurs, lorsqu’il est conçu avec rigueur, n’est plus une contrainte administrative : c’est un avantage stratégique. Il sécurise les paiements, garantit la conformité réglementaire, libère du temps aux équipes achats et pose les fondations d’un TPRM proactif. Les organisations qui y investissent aujourd’hui construisent une chaîne d’approvisionnement plus résiliente, plus transparente et mieux armée pour les exigences de demain.