Réduire la Supplier Fatigue grâce à l’IA : comment les solutions TPRM facilitent la vie des fournisseurs et des donneurs d’ordre

Dans de nombreuses filières, le dépôt de documents reste une tâche chronophage pour les sous-traitants, en particulier les PME. Attestations d’assurance, documents légaux, justificatifs de conformité… autant d’éléments à fournir régulièrement, souvent via des plateformes payantes et complexes ou des processus manuels qui mobilisent du temps et de l’énergie. Résultat : une « supplier fatigue » grandissante, alimentée par des sollicitations redondantes, des interfaces peu intuitives et un manque d’automatisation.

Un enjeu clé pour les donneurs d’ordre

Pour les donneurs d’ordre, la situation n’est pas plus enviable. Le contrôle et l’analyse de centaines, voire de milliers de documents fournisseurs nécessitent un effort considérable. La vérification manuelle entraîne des délais, expose à des erreurs et rend difficile la détection de non-conformités. Face à ces défis, les solutions TPRM (Third Party Risk Management) de nouvelle génération, enrichies par l’IA, apportent une réponse efficace et durable.

L’IA, un levier d’efficacité pour les deux parties

L’intégration de l’intelligence artificielle dans les solutions de TPRM transforme profondément la gestion documentaire entre fournisseurs et donneurs d’ordre. Loin d’être un simple outil de traitement automatisé, l’IA devient un véritable assistant intelligent, au service de la performance et de la conformité.

Pour les fournisseurs : moins de contraintes, plus de simplicité

L’IA réduit significativement la charge administrative côté fournisseur. Plutôt que de renseigner manuellement de multiples champs ou d’envoyer des documents par email ou via plusieurs portails, le sous-traitant dépose une fois son document — par exemple, une attestation d’assurance — sur la plateforme.

Grâce à des algorithmes de l’Intelligence Artificielle et d’extraction intelligente de données, la solution identifie :

• Le type de document,
• La compagnie d’assurance,
• La période de validité,
• Les montants de garantie ou les clauses spécifiques.

Le fournisseur est guidé en temps réel, avec des alertes si un champ est manquant ou si un document est invalide. Cela évite les multiples allers-retours, les relances inutiles et les frustrations associées. En quelques minutes, l’action est faite — correctement.

Pour les donneurs d’ordre : contrôle renforcé, gain de temps

Pour les équipes en charge de la conformité, de l’achat ou des risques, l’IA agit comme un filtre intelligent. Chaque document reçu est analysé automatiquement : validité des données, détection des anomalies (date expirée, nom incorrect, absence de signature), cohérence avec les exigences contractuelles…

La plateforme signale immédiatement les non-conformités, déclenche des relances automatiques, ou propose des actions correctives. Plus besoin de mobiliser des ressources humaines sur des vérifications répétitives à faible valeur ajoutée : l’humain reste maître de la décision, mais délègue à l’IA la phase fastidieuse de contrôle.

Une boucle vertueuse

Ce double gain crée une dynamique positive :

Les fournisseurs déposent plus vite

avec moins d’effort.

Les donneurs d’ordre analysent plus efficacement

avec plus de rigueur.

Les deux parties gagnent du temps

réduisent les frictions et améliorent la qualité globale des échanges.

Une question légitime : qui paie ?

Reste la question du coût. Faut-il faire supporter aux fournisseurs l’usage de la plateforme de dépôt ? De plus en plus d’acteurs choisissent des modèles collaboratifs, dans lesquels la simplicité d’usage et les bénéfices apportés justifient une contribution partagée. L’enjeu est de construire une relation équilibrée et durable avec ses tiers.