Mutualiser l’évaluation des tiers dans le BTP : le retour d’expérience d’Eiffage avec Aprovall intégré à Ivalua

Dans le BTP, la conformité et la maîtrise des risques tiers ne se jouent pas sur une check-list théorique. Elles se gagnent sur le terrain, au rythme des consultations, des démarrages de chantier, des avenants et des sous-traitances de rang 2 et 3. Et pourtant, dans beaucoup de groupes, la collecte des documents fournisseurs reste morcelée entre entités, outils et pratiques locales. Résultat : des demandes redondantes, des pièces introuvables au moment critique, une qualité de donnée inégale, et une tension inutile avec les fournisseurs, sommés de “recommencer” à chaque nouveau projet.

Ce sujet devient encore plus sensible avec la montée des exigences de traçabilité : Sapin II, devoir de vigilance, exigences donneurs d’ordre, prévention du travail dissimulé, et, de plus en plus, des attentes ESG structurées. La question n’est donc plus seulement de collecter des documents, mais de mutualiser l’évaluation des tiers de façon opérationnelle, à l’échelle du groupe, sans ralentir les équipes achats, juridiques, conformité, projets ou travaux.

Comment Eiffage a centralisé et mutualisé via Aprovall intégré à Ivalua ?

Eiffage est un groupe multi-métiers, avec une très grande diversité de fournisseurs et sous-traitants. Le groupe réalise plus de 23 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2024 et travaille avec environ 70 000 fournisseurs et sous-traitants par an. Dans une telle configuration, un dispositif fragmenté ne tient pas longtemps : il crée des redondances, des coûts et une visibilité insuffisante au niveau groupe.

Le constat initial était clair : les documents légaux étaient bien collectés, mais via plusieurs plateformes selon les entités. Cette organisation obligeait les fournisseurs à s’enregistrer sur plusieurs outils et empêchait la consolidation. Les équipes internes, elles, devaient composer avec une donnée non harmonisée et des processus qui ne s’additionnaient pas à l’échelle groupe.

La réponse a été structurante : intégrer Aprovall au cœur du système d’information achats via le SRM Ivalua. Objectif : centraliser la collecte et la vérification des documents légaux dans un dispositif unique, tout en gardant l’accès depuis l’outil métier du quotidien.

Pourquoi la mutualisation de l’évaluation des tiers devient un enjeu critique dans le BTP

Le BTP cumule trois facteurs qui rendent l’évaluation des tiers particulièrement complexe : un volume élevé de fournisseurs et sous-traitants, une diversité de métiers, et un usage intensif de la sous-traitance selon les chantiers. Dans un grand groupe, chaque entité peut avoir historiquement développé ses propres circuits de collecte et ses propres outils. C’est compréhensible. Mais à l’échelle d’un groupe multi-activités, cette fragmentation coûte cher.

D’abord, elle coûte en temps. Chaque entité relance, renvoie des liens, vérifie à nouveau, stocke ailleurs. Ensuite, elle coûte en qualité. Une donnée n’est “fiable” que si elle est à jour, traçable, et accessible au bon moment. Enfin, elle coûte en risque. Un document expiré, une pièce manquante sur un sous-traitant critique, une difficulté à démontrer la diligence en cas d’audit ou d’incident, et c’est tout le dispositif qui se fragilise.

Le cadre réglementaire pousse en plus vers une logique groupe et une logique de preuve. Sapin II impose une démarche structurée de prévention de la corruption, incluant l’évaluation des tiers. Le devoir de vigilance implique d’identifier et de prévenir les atteintes aux droits humains et à l’environnement dans la chaîne de valeur. Et côté donneurs d’ordre, la maturité augmente : la conformité tiers devient un prérequis contractuel, pas un “plus”. Dans ce contexte, mutualiser l’évaluation des tiers n’est pas un luxe. C’est une condition de maîtrise, et souvent la seule manière de concilier vitesse opérationnelle et robustesse.

Le problème des plateformes multiples : quand la conformité devient un irritant pour tous

Le point de départ est souvent le même : les équipes collectent bien les documents légaux, mais via des plateformes multiples et hétérogènes selon les entités. Sur le papier, tout le monde fait son travail. En pratique, personne n’a une vue consolidée.

Côté fournisseurs, l’expérience se dégrade rapidement. Ils doivent créer plusieurs comptes, comprendre des procédures différentes, déposer plusieurs fois les mêmes pièces. Dans un secteur où la pression sur les délais est forte, cette friction devient un motif de retard, de relance, et parfois de dégradation de la relation.

Côté interne, les effets sont immédiats :

• Redondance des demandes : mêmes documents sollicités plusieurs fois pour des besoins similaires.
• Manque de mutualisation : une pièce collectée par une entité n’est pas réutilisable par une autre.
• Visibilité limitée : impossible d’avoir un pilotage groupe fiable sur la complétude, les expirations, ou le taux d’activation des fournisseurs.
• Coûts outils non optimisés : multiplication des solutions, des paramétrages, et des processus de support.
• Difficulté d’auditabilité : prouver “qui a collecté quoi, quand, sur quel périmètre” devient un effort manuel.

Dans le BTP, cette situation se traduit en risques concrets : sécurisation imparfaite des contrats de sous-traitance, démarrages de chantier retardés, ou documentation indisponible au moment où un contrôle survient. Mutualiser l’évaluation des tiers, c’est d’abord éliminer ces irritants qui consomment du temps pour une valeur faible.

Un référentiel unique, accessible à tous les métiers

La mutualisation commence par un point de vérité unique. Une fois qu’un document est collecté et validé, il doit pouvoir être accessible aux métiers habilités, sans refaire le parcours. Cela concerne les achats, la conformité, le juridique, mais aussi les équipes projets et les opérations quand elles doivent sécuriser un démarrage.

Une collecte déclenchée par les bons profils, avec des règles claires

Le risque classique, c’est la collecte “hors contrôle”, où tout le monde peut demander tout, tout le temps. Une mutualisation réussie repose sur une gouvernance : qui déclenche la collecte, sur quels critères, avec quel niveau d’exigence. C’est aussi là que la logique de proportionnalité devient essentielle : vous ne demandez pas le même niveau de preuve à un fournisseur non critique qu’à un sous-traitant clé intervenant sur un chantier sensible.

Une donnée exploitable, pas seulement stockée

Le but n’est pas d’empiler des PDF. Le but est de disposer d’une information immédiatement exploitable : complétude, validité, historique, traçabilité. C’est ce qui permet un pilotage groupe et une capacité à répondre vite à un audit, à une demande de donneur d’ordre, ou à une revue interne.

Cas client Eiffage : Les bénéfices constatés

La réponse a été structurante : intégrer Aprovall au cœur du système d’information achats via le SRM Ivalua. Objectif : centraliser la collecte et la vérification des documents légaux dans un dispositif unique, tout en gardant l’accès depuis l’outil métier du quotidien.

Les bénéfices constatés mettent en lumière ce que produit une mutualisation bien pensée :

• Documents collectés une seule fois, puis mutualisés à l’échelle du groupe.
• Accessibilité immédiate pour les métiers habilités, sans ressaisie ni relance inutile.
• Qualité des données fournisseurs renforcée, car la chaîne de collecte est unifiée.
• Sécurisation des processus achats et des contrats de sous-traitance grâce à une information fiable et exploitable.

Sur l’adoption, les indicateurs sont parlants : 11 000 tiers suivis, un déploiement réalisé en 3 mois, et un taux d’activation Aprovall de 88 %. Dans le BTP, où la simplicité d’onboarding conditionne l’adhésion des fournisseurs, ce point est déterminant.

Passer d’une conformité subie à une conformité pilotable : les points de méthode à retenir

Le retour d’expérience met en évidence une réalité : la technologie ne suffit pas si le cadre de gestion n’est pas clair. À l’inverse, une bonne méthode sans outillage s’effondre dès que le volume augmente. Dans le BTP, le bon équilibre repose sur quelques principes simples. D’abord, partir des parcours réels. Comment un sous-traitant est-il onboardé sur un chantier ? Quand la collecte des pièces est-elle déclenchée ? Qui valide, qui consomme la donnée, qui relance ? Tant que ces questions restent implicites, la mutualisation se heurte aux habitudes locales.

Ensuite, définir un standard groupe, mais configurable. Les exigences documentaires doivent pouvoir varier selon les risques, les natures d’intervention et la criticité. Sinon, vous basculez soit dans le sur-contrôle inutile, soit dans le sous-contrôle dangereux.

Enfin, installer une logique de pilotage. Un dispositif mutualisé doit permettre de suivre des indicateurs simples : taux d’activation, complétude, documents expirés, délais de collecte, charge de relance. C’est ce qui transforme l’évaluation des tiers en processus maîtrisé, et non en activité “à flux tendu” qui explose à chaque pic d’activité.

Si vous souhaitez pousser la démarche, une étape complémentaire consiste à relier la collecte documentaire à d’autres dimensions de risques tiers : solvabilité, cybersécurité, anticorruption, vigilance ESG. C’est souvent le chemin naturel vers une gouvernance 360 des tiers.

Dans le BTP, l’évaluation des tiers ne peut plus rester un empilement de collectes locales. Les exigences de conformité, la pression opérationnelle et la complexité des chaînes de sous-traitance imposent un modèle mutualisé, gouverné et traçable. Le retour d’expérience d’Eiffage illustre une voie pragmatique : intégrer une solution spécialisée au cœur de l’outil achats, collecter une seule fois, partager au niveau groupe, et rendre la donnée immédiatement actionnable.

Mutualiser l’évaluation des tiers, c’est gagner en qualité, en vitesse et en sécurité, sans alourdir le quotidien des équipes. Et c’est aussi se préparer aux contrôles de demain, où la preuve et la consolidation seront attendues, pas discutées.