La Préfecture de la région Île-de-France fiabilise son devoir de vigilance et gagne un temps considérable avec Aprovall

Grâce à Aprovall, la Préfecture de Paris sécurise sa collecte documentaire et respecte son devoir de vigilance sur l’ensemble de ses marchés publics sur un volume de 116 tiers.

Le défi : sécuriser le suivi documentaire sur toute la durée des marchés

Avant Aprovall, la collecte des pièces réglementaires était bien maîtrisée à la notification des contrats mais s’effritait sur la durée d’exécution des marchés (jusqu’à 4 ans). Le suivi reposait sur la transmission spontanée des fournisseurs, une méthode peu fiable qui exposait la Préfecture à un risque de non-conformité vis-à-vis de son obligation de vigilance.

Enjeux identifiés

• Juridique : Collecte des pièces réglementaires des tiers avant et pendant toute la durée d’exécution des marchés
• Conformité : Respect du devoir de vigilance au-delà de la seule phase de notification

La solution : Aprovall Manager pour automatiser la collecte et les relances

• Déploiement du module légal achats auprès de l’ensemble du bureau régional des achats :

• Centralisation de la collecte des pièces réglementaires

• Automatisation intégrale des relances fournisseurs (Aprovall gère les relances de manière autonome ; l’acheteur ne reprend la main qu’en cas de non-réponse)

• Vérifications ponctuelles à échéance régulière par les acheteurs, plutôt qu’un suivi manuel continu

Aujourd’hui, l’application est très facile à prendre en main : l’automatisation totale nous offre un important gain de temps au quotidien.

Virginie Miquet

Directrice Adjointe de la plateforme régionale des achats, Cheffe du Bureau Régional des Achats, Préfecture de la région Île-de-France

Les résultats : conformité assurée, temps regagné

• Conformité assurée sur l’ensemble des 116 tiers et des 85M€ d’achats
• Taux de réponse fournisseurs proche de 85%, grâce à l’automatisation
• Gain de temps considérable pour les 8 acheteurs, dont le rôle est recentré sur les vérifications à échéance plutôt que sur le suivi manuel
• Prise en main jugée simple et intuitive par l’ensemble des 12 utilisateurs
• Déploiement rapide à l’échelle du bureau régional des achats

Avant, nous ne rassemblions les justificatifs qu’au moment de la notification du marché, et le suivi documentaire durant toute sa durée nous demandait un temps considérable. Aujourd’hui, l’application est très facile à prendre en main : l’automatisation totale nous offre un important gain de temps au quotidien.

Virginie Miquet

Directrice Adjointe de la plateforme régionale des achats, Cheffe du Bureau Régional des Achats, Préfecture de la région Île-de-France