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L’Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC), acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. L’université accueille plus de 40 000 étudiants et compte une quarantaine de services prescripteurs. Pour Estelle IL-TURNA, Responsable du pôle achats à la Direction des Affaires Financières, la plateforme Aprovall360 a permis de transformer la gouvernance des tiers de l’université, en recentrant son équipe sur leur véritable valeur ajoutée.
Contexte : Les défis de la gouvernance des tiers dans l’enseignement supérieur
L’UPEC, à l’instar des autres établissements publics d’enseignement supérieur, évolue dans un cadre réglementaire particulièrement exigeant depuis la loi relative aux libertés et responsabilités des universités (LRU). Cette loi a considérablement modifié les règles d’organisation et d’administration des universités, leur imposant de mettre en place un outil de contrôle de gestion et d’aide à la décision pour assumer l’ensemble de leurs missions et responsabilités. Dans ce contexte de responsabilités et compétences élargies (RCE), la gouvernance des achats et la gestion des relations avec les tiers représentent un enjeu stratégique majeur pour les établissements universitaires.
Cette transformation du cadre réglementaire s’inscrit dans une tendance plus large qui touche l’ensemble du secteur public. Pour en savoir plus sur ces enjeux spécifiques, consultez notre article sur le déploiement du TPRM dans le secteur public. »
Le pôle achats, composé de trois chargés des achats et d’un alternant, doit ainsi concilier les exigences de conformité réglementaire propres au secteur public avec une efficience opérationnelle accrue, tout en gérant un volume considérable de marchés pour répondre aux besoins de plus de 40 000 étudiants et d’une quarantaine de services prescripteurs.
« Dès mon arrivée en 2022, mon objectif a été d’identifier et d’éliminer les tâches sans valeur ajoutée et de trouver les possibilités d’externalisation associées« , explique Estelle IL-TURNA. Cette démarche d’optimisation s’inscrit dans une volonté de recentrer l’équipe sur ses missions stratégiques.
« Aprovall, solution utilisée dans le cadre de mes précédentes fonctions et ayant démontré tout son intérêt, son efficience et sa pérennité, s’est révélée être naturelle dans le contexte de l’Université« , poursuit-elle. Cette connaissance préalable de la solution a facilité son adoption rapide au sein de l’UPEC.
Les défis spécifiques du secteur de l’enseignement supérieur
| Avant Aprovall | Après Aprovall |
|---|---|
| Vérifications manuelles par demande écrite | Vérifications automatisées en quelques clics |
| Temps considérable consacré à la vérification des documents | Gain de 1 à 2 heures de travail par marché |
| Peu ou pas de vérifications pendant l’exécution des marchés | Surveillance continue et alertes en temps réel |
| Risques de non-conformité réglementaire | Conformité assurée automatiquement |
Pour l’UPEC, la principale problématique résidait dans la dispersion des ressources de l’équipe achats. « La valeur ajoutée du pôle achat public est sur son cœur de métier« , souligne Estelle IL-TURNA. Or, avant l’implémentation d’Aprovall, une part significative du temps des acheteurs était consacrée à des tâches administratives de vérification documentaire plutôt qu’à l’analyse stratégique des besoins et au sourcing.
« Avant Aprovall, ces vérifications étaient au moment de l’attribution opérées manuellement sous forme de demande écrite adressée au candidat pressenti. Cela nécessitait un temps de vérification préalable des documents, des dates, de l’entité concernée. Celles au cours de l’exécution n’étaient que peu ou pas réalisées, faute de temps« , explique la responsable du pôle achats.
Ces défis de vérification documentaire sont communs à de nombreuses organisations publiques. Découvrez comment d’autres établissements ont résolu cette problématique dans notre témoignage sur la dématérialisation et la conformité des partenaires tiers dans l’habitat social.
La solution : une plateforme collaborative pour une gouvernance tiers optimisée
Critères de sélection et objectifs
L’établissement d’enseignement supérieur recherchait une solution capable de répondre aux exigences spécifiques du secteur public tout en offrant une interface intuitive pour faciliter l’adoption par l’équipe. La plateforme devait également s’intégrer harmonieusement dans l’écosystème informatique existant de l’université.
« Je connaissais Aprovall dans le cadre de mes fonctions précédentes dans un autre établissement. L’ayant déjà utilisé et connaissant les capacités de l’outil, j’ai décidé de continuer à l’utiliser dans le cadre de mes fonctions actuelles« , témoigne Estelle IL-TURNA.
Mise en œuvre et accompagnement
Le déploiement de la plateforme a été remarquablement rapide : « après une prise de contact rapide, nous avons déployé la solution en 2 semaines dans le cadre spécifique de la vérification de la conformité réglementaire de nos fournisseurs, titulaires de marchés et co-traitants« , précise la responsable.
Cette implémentation efficace, associée à l’accompagnement personnalisé d’Aprovall, a permis à l’équipe de l’UPEC de bénéficier immédiatement des avantages de la plateforme. Aujourd’hui, le pôle achats assure un suivi rigoureux de 250 tiers et constate des améliorations significatives dans sa gouvernance des partenaires externes, avec des bénéfices concrets qui ont révolutionné le quotidien des acheteurs.
Résultats et bénéfices concrets
La mise en place d’Aprovall a transformé la gestion des partenaires externes de l’UPEC, avec des résultats tangibles :
- Simplification drastique des processus : « avec Aprovall, en une simple connexion et avec le n° SIRET de l’attributaire nous procédons à l’ensemble des vérifications de manière simple, rapide, sécurisée et tracée« , explique Estelle IL-TURNA.
- Gain de temps significatif : « sur les différentes vérifications, c’est au minimum 1 à 2 heures de travail qui sont gagnées par marché« , quantifie la responsable.
- Recentrage sur l’expertise métier : « la question ne s’est pas posée pour moi. Il n’y a aucune valeur ajoutée à collecter et vérifier des documents qu’une solution performante et fiable est capable de faire pour vous !« , affirme Estelle IL-TURNA.
- Détection proactive des risques : « c’est par le biais de ces alertes que nous avons notamment découvert qu’un de nos titulaires était en liquidation !« , souligne-t-elle, démontrant la valeur ajoutée du système d’alertes en temps réel. Cette capacité de détection précoce des risques s’inscrit dans une approche plus large de gouvernance des tiers. Pour approfondir ce sujet, consultez notre article sur le risk scoring dynamique et la gestion efficace des risques tiers.
Bénéfices mutuels : une approche collaborative pour les partenaires tiers
L’adoption d’Aprovall a également simplifié les démarches pour les prestataires externes de l’UPEC. La plateforme collaborative permet aux fournisseurs de centraliser leurs documents et certifications, réduisant ainsi la redondance des demandes documentaires.
Cette approche collaborative contribue à réduire considérablement la « supplier fatigue » en limitant les sollicitations multiples et redondantes. Les partenaires tiers peuvent ainsi se concentrer sur la qualité de leurs prestations plutôt que sur des démarches administratives répétitives.
Une relation de confiance durable
L’UPEC assure désormais un monitoring en temps réel de la conformité réglementaire de tous ses partenaires via la plateforme Aprovall. « Nos obligations de vigilance sont assurées de manière automatisée. Nous recevons les alertes en temps réel (notamment en cas de changement de situation de l’entreprise, modifications, redressement ou liquidation judiciaire…)« , précise Estelle IL-TURNA.
« Aprovall est devenu un partenaire clé de notre efficience achat et permet aux collaborateurs de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée comme les échanges avec les prescripteurs ou encore le sourcing« , conclut-elle.
La relation avec Aprovall s’inscrit également dans une perspective d’évolution : « la solution a également été pensée pour être évolutive et intégrer d’autres pans de conformité voire de maturité des tiers. Nous étudions d’ores et déjà ces solutions au regard d’enjeux croissants qui dépassent le cadre réglementaire avec par exemple le sujet de la décarbonation des achats.«
Pour en savoir plus sur les stratégies de décarbonation et l’évaluation de l’engagement RSE des fournisseurs, découvrez notre solution dédiée à l’optimisation de votre stratégie de décarbonation.
Une transformation opérationnelle stratégique
La mise en place d’Aprovall a permis à l’UPEC de réaliser une transformation profonde de sa gouvernance des tiers, allant bien au-delà d’une simple automatisation documentaire. En libérant les acheteurs des tâches administratives chronophages, l’université a non seulement renforcé sa conformité réglementaire, mais a surtout repositionné stratégiquement son pôle achats comme un véritable centre d’expertise métier capable d’apporter une valeur ajoutée significative à l’ensemble de l’établissement. Cette évolution illustre parfaitement la transition d’une simple collecte documentaire vers une véritable plateforme de gouvernance des risques et de compliance (TPGRC), permettant à l’UPEC de développer une résilience opérationnelle face aux défis croissants du secteur public universitaire.
Une vision d’avenir partagée
Au-delà des bénéfices immédiats, la collaboration entre l’UPEC et Aprovall s’inscrit dans une perspective d’évolution continue pour répondre aux enjeux futurs de l’enseignement supérieur. Cette vision partagée d’une gouvernance des tiers toujours plus mature permettra à l’université d’anticiper les nouvelles exigences réglementaires et de s’adapter aux transformations du secteur, notamment sur des sujets stratégiques comme “la décarbonation des achats” mentionnée par Estelle IL-TURNA.
Cette expérience réussie de l’UPEC s’inscrit dans une tendance plus large de transformation digitale du secteur public.
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